La Fédération COORACE centralise sa gestion financière avec Apsys et Pennylane
Un outil plus simple pour piloter une organisation complexe
Réseau d’entreprises d’utilité sociale et territoriale, la Fédération COORACE rassemble environ 500 à 550 adhérents et s’appuie sur 14 délégations régionales. Depuis près de 40 ans, elle accompagne les acteurs de l’insertion, de l’emploi et du développement des territoires.
Pour piloter ses activités, la fédération s’appuie sur une organisation administrative et financière structurée. La comptabilité fournisseurs est gérée en interne, tandis que la comptabilité clients, les écritures bancaires et les rapprochements sont externalisés auprès d’un cabinet d’expertise comptable.
À la tête du pôle administratif et financier, Mériem Hamidani, directrice administrative et financière de la Fédération COORACE, veille à la fiabilité des données comptables, à la sécurisation des processus et au respect des obligations réglementaires.
« Mon rôle est de piloter et de sécuriser l’activité comptable, afin de garantir la fiabilité des comptes et des données financières qui en résultent. »
Un changement d’outil pour accompagner la digitalisation
Avant de choisir Pennylane, la Fédération COORACE utilisait Sage 100 pour sa comptabilité et Eudonet pour la gestion de ses cotisations. Les équipes souhaitaient toutefois disposer d’un environnement plus intégré, capable de centraliser les données et de simplifier les processus financiers.
La perspective de la réforme de la facturation électronique a également accéléré cette réflexion. L’enjeu était de choisir une solution suffisamment évolutive pour accompagner la fédération dans la dématérialisation progressive de ses processus.
« Nous cherchions un outil qui nous permette à la fois d’améliorer notre performance et de réunir l’ensemble de nos données. La transformation de nos outils et l’arrivée de la facturation électronique ont été l’occasion de regarder ce qui existait sur le marché. »
La Fédération COORACE a étudié plusieurs solutions, dont Sage et Pennylane, avec l’accompagnement d’APSYS. Le choix s’est finalement porté sur Pennylane, qui répondait davantage aux attentes de l’organisation en matière de digitalisation, de simplicité d’utilisation et de pilotage.
« Pennylane correspondait à ce que nous recherchions. La promesse présentée au départ a été tenue une fois la solution mise en place. »
Une vision financière plus claire et plus immédiate
La solution permet aujourd’hui de centraliser la comptabilité et la gestion financière, tout en offrant une vision plus immédiate de l’activité.
Pour Mériem Hamidani, l’un des principaux apports de Pennylane réside dans l’accès à une information actualisée, sans retraitement systématique des données.
« À mon niveau, j’ai désormais une information à l’instant T que je n’avais pas nécessairement auparavant, sans avoir à retraiter les données. »
Les équipes constatent également un gain de temps progressif, notamment sur la facturation des cotisations et la gestion des clients.
L’ergonomie de la solution constitue également un point fort pour les utilisatrices.
« L’ergonomie et la facilité d’utilisation ont été parmi les raisons pour lesquelles nous avons choisi Pennylane. »
Une approche progressive de l’automatisation
Comme beaucoup d’organisations, la Fédération COORACE avait quelques réserves au départ concernant l’automatisation et l’utilisation de l’intelligence artificielle, notamment pour le traitement et l’affectation des factures.
Avec l’usage, ces craintes se sont progressivement dissipées.
« Au début, nous avions quelques interrogations sur l’intervention de l’intelligence artificielle et sur la manière dont les factures seraient affectées. Mais une fois les mécanismes compris, on se rend compte que c’est vraiment intéressant et simple à utiliser. »
La fédération avance progressivement dans la digitalisation de ses processus. La priorité actuelle est de finaliser la dématérialisation des processus et de poursuivre la mise en place des prochaines étapes du projet.
Un accompagnement structuré avec APSYS
L’accompagnement d’APSYS a joué un rôle important dans la réussite du projet. Dès les premiers échanges, les équipes ont travaillé à partir des besoins spécifiques de la Fédération COORACE et ont construit un calendrier de déploiement adapté à ses contraintes.
Le projet a notamment nécessité un travail préparatoire sur la gestion des cotisations, qui constitue un enjeu important pour la fédération.
« La mise en place s’est faite naturellement, parce que tout avait été programmé en amont. Nous avons été accompagnés sur les différentes étapes, depuis le paramétrage jusqu’à la bascule des données comptables et la préparation de la facturation. »
Cet accompagnement progressif a permis aux équipes de mieux appréhender les changements et de sécuriser les différentes phases du déploiement.
« L’accompagnement a été fluide et de qualité. Nous l’avons vécu de manière très positive, notamment sur les sujets qui étaient les plus spécifiques pour nous. »
Une relation fondée sur l’écoute et le conseil
Pour Corinne, représentante d’APSYS et sponsor du projet, la réussite du déploiement repose avant tout sur la qualité du dialogue avec le client. L’objectif n’était pas simplement de proposer un outil, mais de comprendre précisément les besoins de la fédération et de comparer plusieurs solutions.
« Nous commençons par écouter les besoins du client et analyser son expression de besoin. Ensuite, nous présentons les solutions qui peuvent réellement y répondre. »
Cette approche a particulièrement retenu l’attention de la Fédération COORACE, qui a apprécié la dimension de conseil et l’absence de pression commerciale.
« Nous ne nous sommes pas sentis forcés de faire un choix. Nous avons eu des réponses claires et professionnelles à nos questions, et nous avons senti très rapidement que nous bénéficierions d’une qualité d’écoute et d’accompagnement. »
Le projet a ainsi été construit collectivement, en lien avec la direction générale et les équipes concernées.
« L’essayer, c’est l’adopter »
Les équipes apprécient la centralisation des données, la visibilité sur l’activité et la simplicité d’utilisation de la solution.
« Nous avons aujourd’hui un outil qui nous permet de centraliser notre comptabilité et notre gestion financière, tout en améliorant le pilotage de notre activité. »
Et lorsqu’on lui demande si elle recommande Pennylane, Mériem Hamidani résume son expérience en une formule :
« L’essayer, c’est l’adopter. On en oublie presque la manière dont on travaillait avant. »
À propos de la Fédération COORACE
La Fédération COORACE rassemble des entreprises et structures de l’économie sociale et solidaire engagées dans l’insertion, l’emploi et le développement des territoires. Elle fédère notamment des associations intermédiaires, des ateliers et chantiers d’insertion, des entreprises d’insertion et d’autres structures œuvrant en faveur de l’emploi et de la réinsertion.
